Adatkezelési szabályzat

ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

 

A Kapocs a Gyermekekért Nonprofit Kft (továbbiakban Adatkezelő) tevékenysége során fokozottan ügyel a a személyes adatok védelmére, a kötelező jogi rendelkezések betartására, a biztonságos és tisztességes adatkezelésre.

 

Az Adatkezelő adatai:

Név: Kapocs a Gyermekekért Nonprofit Kft.

Székhely: 1033 Budapest, Apát u. 4. 1./ 6.

Adószám: 14851311-1-41

Cégjegyzékszám: 01-09-922953

 

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

 

 

  1. Az adatkezelési szabályzat (továbbiakban szabályzat) célja

Az alkalmazottak, valamint az ellátott gyermekek adatainak nyilvántartása, kezelése, továbbítása, intézményi rendjének megállapítása, az ezekkel összefüggő adatvédelmi követelmények szabályozása.

 

  1. A szabályzat alapját képező jogszabályok

 

 

  1. A szabályzat hatálya

3.1       A szabályzat hatálya kiterjed   a Kapocs a Gyermekekért Nonprofit Kft. ügyvezetőire, alkalmazottaira, egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban munkát végzőkre, az ellátott gyermekekre és szüleikre, törvényes képviselőikre.

3.2. Ezen szabályzat szerint kell ellátni

  • a munkavállalói alapnyilvántartást, valamint a munkavállaló személyi iratainak és adatainak kezelését (munkavállalói adatkezelés), továbbá
  • a gyermekek   és szülők, törvényes képviselők adatainak nyilvántartását, továbbítását, kezelését (továbbiakban: gyermekek adatainak kezelése).

3.3. A szabályzatot megfelelően kell alkalmazni a munkavállalói jogviszony megszűnése után, illetve a jogviszony létesítésére irányuló előzetes eljárásokra. Az ellátottakkel és törvényes képviselőikkel kapcsolatos titoktartási kötelezettség független a munkavállalói jogviszony fennállásától, hiszen annak megszűnése után határidő nélkül fennmarad.

3.4 A szabályzatban használt fogalmak:

  1. érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy;
  2. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés;
  3. különleges adat: az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat;
  4. közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat;
  5. közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli;
  6. hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adat – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez;
  7. tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatának kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adat törlését kéri;
  8. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja;
  9. adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése;
  10. adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele;
  11. nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele;
  12. adattörlés: az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges;
  13. adatmegsemmisítés: az adatot tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;
  14. adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adaton végzik;
  15. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is – adatok feldolgozását végzi;
  16. adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége;
  17. harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval;
  18. adatvédelmi incidens: személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés.

 

 

 

 

A MUNKAVÁLLALÓKRA VONATKOZÓ ADATKEZELÉS ÉS TOVÁBBÍTÁS

 

 

  1. Felelősség a munkavállalói és egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért

4.1. Az intézményben a munkavállalói jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért felelősséggel tartozik:

  • a személyügyi adatkezelésben bármilyen formában közreműködő munkavállalók
  • a munkavállaló és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók a saját adataiknak közlése tekintetében

4.2.   A munkáltatói jogokat gyakorló ügyvezető felelős a munkavállalói jogviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok és a szabályzatban rögzített előírások megtartásáért.

4.3. Az ügyvezető felelős a számfejtés körébe tartozó adatok feldolgozása és továbbítása során az adatvédelmi rendelkezések betartásáért.

 

  1. Az alkalmazottak nyilvántartott adatai
    • Személyes adatok:

a.) név, anyja neve, születési hely és idő, állampolgárság;

b.) lakóhely, tartózkodási hely, telefonszám, azonosító szám;

c.) munkaviszonyra, munkavállalói jogviszonyra vonatkozó adatok:

  • iskolai végzettség, szakképesítés, alkalmazási feltételek igazolása;
  • munkában töltött idő, munkavállalói jogviszonyba beszámítható idő, besorolással kapcsolatos adatok;
  • munkakör, munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás, munkavégzésre irányuló további jogviszony, fegyelmi büntetés, kártérítésre kötelezés
  • munkavégzés ideje, túlmunka ideje, munkabér, továbbá az azokat terhelő tartozás és annak jogosultsága;
  • szabadság, kiadott szabadság;
  • alkalmazott részére történő kifizetések és azok jogcímei
  • alkalmazott részére adott juttatások és azok jogcímei
  • a többi adat az érintett hozzájárulásával.

 

  1. A munkavállalói alapnyilvántartást rendezetten tárolja és feldolgozza a munkavállaló munkavállalói jogviszonyával összefüggésben keletkezett és azzal kapcsolatban álló adatait.

 

  1. A munkavállalói alapnyilvántartás adatkörén kívül adatszerzés nem végezhető, ilyen adat nem tartható nyilván.

 

  1. A munkaadó külön törvény alapján nyilvántarthatja a munkavállaló bankszámlaszámát, valamint a magán-nyugdíjpénztári tagságával kapcsolatos

 

  1. A munkavállalói adatkezelésben közreműködők feladatai

9.1. A munkavállalók adatkezelését az ügyvezető végzi az adminisztrációs feladatokat ellátó munkatárs közreműködésével.

9.2. Az adatkezelés során gondoskodni kell arról, hogy

  • személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amelynek alapja közokirat vagy a munkavállaló írásbeli nyilatkozata, rendelkezése, bíróság vagy más hatóság döntése, jogszabályi rendelkezés;
  • a munkavállalói jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítésre és törlésre kerüljön, ha a személyi iraton szereplő adat már nem felel meg;
  • a munkavállaló írásbeli hozzájárulásának beszerzése az önkéntes adatszolgáltatás körébe tartozó adatok nyilvántartását megelőzően történjen meg.

 

  1. A munkavállalói alapnyilvántartás vezetése, az adatok továbbítása

10.1. A munkavállalói alapnyilvántartás adatai közül a munkáltató megnevezése, a munkavállaló neve, továbbá a besorolására vonatkozó adat közérdekű, ezeket az adatokat a munkavállaló előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni.

10.2. A munkavállalói alapnyilvántartás adatkörébe tartozó adatok továbbíthatók: a fenntartónak, a kifizetőhelynek, a bíróságnak, ügyészségnek, államigazgatási szervnek, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak, a törvényességi ellenőrzést végző szervnek, a Magyar Államkincstárnak és a könyvelést, bérszámfejtést végző vállalkozásnak.

  1. 3. A munkavállaló személyes adatai a 10.2. pontban felsoroltak számára írásos megkeresésére postai úton ajánlott küldeményként, kézbesítés esetén átvételi elismervénnyel továbbíthatók.

10.4. Adattovábbításra az ügyvezető jogosult, és az adminisztrációs feladatokat ellátó munkatárs működik közre.

 

  1. A munkavállaló jogai és kötelezettségei

11.1. A munkavállaló a saját személyi anyagába, az alapnyilvántartásba, illetve a személyes adatait tartalmazó egyéb nyilvántartásokba, személyi iratokba korlátozás nélkül betekinthet, azokról másolatot vagy kivonatot kérhet, illetve kérheti adatai helyesbítését, kijavítását.

11.2. A munkavállaló az általa szolgáltatott adatai helyesbítését és kijavítását az ügyvezetőtől írásban kérheti. A munkavállaló felelős azért, hogy az általa a munkáltató részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek.

11.3. A munkavállaló adatainak változásáról 8 napon belül értesíti az ügyezetőt, aki 3 napon belül köteles intézkedni az adatok aktualizálásáról.

 

  • A személyi irat

12.1. Munkavállalói szempontból személyi irat minden adathordozó, amely a munkavállalói jogviszony létesítésekor, fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik, és a munkavállaló személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.

12.2. A munkavállalói álláshelyekre kiírt pályázatokra beérkezett, valamint az elbírálás során keletkezett iratokat személyi iratként kell kezelni.

12.3. A személyi iratok körébe az alábbiak sorolandók:

  • személyi anyag iratai
  • munkavállalói jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok
  • munkavállaló saját kérelmére kiállított vagy önként átadott, adatokat tartalmazó

 

  1. Személyi irat kezelése

13.1. Az intézmény állományába tartozó munkavállalók személyi iratainak őrzése és kezelése az ügyvezető feladata.

13.2. A személyi iratokba betekinteni jogosult szervek és személyek:

  • ügyvezető
  • a munkavállaló felettese
  • könyvelést végző
  • feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző szerv
  • fegyelmi eljárást lefolytató testület vagy személy
  • munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság
  • munkavállaló ellen indult büntetőeljárásban nyomozó hatóság, ügyészség és bíróság

13.3. Az intézményben keletkezett személyi iratok kezelése jelen szabályzat alapján történik.

13.4. A személyi anyag tartalma:

  • munkavállalói alapnyilvántartás
  • a pályázat vagy szakmai önéletrajz,
  • erkölcsi bizonyítvány,
  • iskolai végzettséget és szakképzettséget tanúsító oklevél másolata,
  • továbbképzés elvégzéséről szóló tanúsítvány másolata,
  • iskolarendszeren kívüli képzésben szerzett bizonyítvány másolata,
  • munkaszerződés, munkaköri leírás
  • besorolás iratai
  • munkavállalói jogviszonyt megszüntető irat,
  • a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat,
  • a munkavállalói igazolás másolata.

13.5. A munkavállalói jogviszony létesítésekor a munkavállalói alapnyilvántartással együtt össze kell állítani a munkavállaló személyi anyagát.

13.6. Munkavállalói jogviszony megszűnése után a munkavállaló személyi iratait a központi irattárban kell elhelyezni.